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Executive Assistant (W/M/D)

ValueDesk

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Administration
Bielefeld, Germany
Posted on Thursday, June 27, 2024
#Learn and improve - Deine neuen Aufgaben:
Als Executive Assistant (w/m/d) unterstützt du unsere Geschäftsführung bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du arbeitest dabei weitestgehend eigeninitiativ und eigenverantwortlich. Werde eine unverzichtbare Unterstützung des Management Teams und freue dich auf die folgenden Aufgaben.

  • Als rechte Hand der Geschäftsführung kümmerst du dich um die Terminkoordination und das Reisemanagement (inkl. Reisekostenabrechnung)
  • Du kommunizierst sicher und freundlich mit externen Stakeholdern im Namen der Geschäftsführung
  • Die inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings fallen ebenfalls in deinen Aufgabenbereich
  • Hierbei unterstützt du beim Protokollieren von Kundenmeetings und der Vorbereitung von Präsentationen
  • Du stellst jederzeit sicher, dass wir während unserer Geschäftszeiten telefonisch erreichbar sind
  • Du wirkst bei der Organisation von verschiedenen Projekten (z.B. Kunden- und Teamevents) aktiv mit
#Take ownership - Das bringst du mit:
  • Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder ein abgeschlossenes Studium in BWL
  • Du bringst mind. 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management mit
  • Du bist ein Organisationstalent und weißt zu priorisieren
  • Mit deinen sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen überzeugst du in Wort und Schrift
  • Du hast jederzeit ein Auge für das Ganze und scheust dich nicht davor, auch mal Aufgabe zu delegieren
  • Du bist kommunikativ und umgibst dich gerne mit anderen Menschen, sodass sich jeder Gast durch deine freundliche und hilfsbereite Art willkommen fühlt
#More than fun - Unsere Benefits:
  • Unser Ziel ist es dich zu einer:m Experten:in zu entwickeln, dafür geben wir dir die Möglichkeit an externen Coachings und Schulungen teilzunehmen, wodurch du schon früh wichtige Fachkenntnisse aufbauen kannst
  • Unser Weiterbildungsprogramm bietet darüber hinaus noch mehr: unbegrenzte Bücher und die Möglichkeit Bildungsurlaub zu nehmen
  • Du wirst von Anfang an von erfahrenen und kompetenten Kolleg:innen unterstützt
  • Arbeiten, wo andere Urlaub machen? Unser Workation Angebot macht es möglich
  • Ein attraktives Mitarbeiterempfehlungsprogramm
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Businessbike Fahrrad-Leasing
  • Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf durch flexible Arbeitszeiten
  • Erst zum Sport und danach ins Office? Bei uns hast du die Möglichkeit, direkt im Office zu duschen
  • Es gibt kostenlose Getränke, die keine Wünsche offen lassen
  • Unser Office liegt inmitten der wunderschönen Bielefelder Altstadt
  • Wir haben die perfekte Verkehrsanbindung: Stadtbahn und Busse fahren in unmittelbarer Nähe, außerdem ist der Ostwestfalendamm schnell zu erreichen und somit auch die Autobahn (A33)
  • Unser DB-Jobticket steht dir dafür bestens zur Verfügung
  • Arbeitest du lieber mit macOS oder Windows? Bei uns gibt es die freie Wahl des Arbeitsgeräts
  • Wir sprechen Digitalisierung fließend und arbeiten teilweise Remote, freuen uns aber auch jederzeit, wenn wir uns persönlich auf einen Schnack oder ein gemeinsames Mittagessen treffen können
#Be human - Das sagen deine Kolleg:innen:
Mit welchen drei Begriffen würdest du deine Tätigkeit beschreiben?

“Kommunikativ, abwechslungsreich und eigenverantwortlich” (Julia, Operations Manager).
Über uns
Valuedesk hilft Unternehmen beim Implementieren von nachhaltigen Kostenoptimierungs- und Effizienzprogrammen. Dadurch werden nicht nur unsere Kunden widerstandsfähiger, sondern wir unterstützen gleichzeitig eine ressourcenschonende Wirtschaft. Anders als reine Beratungen befähigen wir Unternehmen, durch unseren systematischen Ansatz und unsere Software selbstständig und aus eigener Kraft bessere Betriebsergebnisse zu erzielen.
Zu unseren Kunden gehören neben vielen mittelständischen Unternehmen auch Global Champions wie Dr. Oetker, Phoenix Contact und Körber.