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Operations Associate & Executive Assistant (m/f/d)

Tacto

Tacto

Administration, Operations
Munich, Germany
Posted on Sunday, June 9, 2024
Deine Aufgaben
Als Operations Associate bei Tacto spielst du eine entscheidende Rolle dabei einen reibungslosen und effizienten Ablauf unserer alltäglichen Operations zu gewährleisten. Du unterstützt dabei verschiedene Funktionen, darunter Event-Management, Office-Management und HR sowie die Geschäftsführung bei verschiedensten Themen. Mit deiner Arbeit trägst du dazu bei ein lebendiges und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen und trägst damit zur Mission von Tacto bei, digitale, effiziente und nachhaltige Lieferketten für mittelständische Industrieunternehmen zu schaffen. Du bist dafür verantwortlich unser Bestreben, dass jede Interaktion von Tacto mit Mitarbeitern, Bewerbern und Kunden ausgezeichnet ist, sicherzustellen.

DEIN IMPACT
Event-Management:
  • Plane, koordiniere und organisiere interne Veranstaltungen, Recruiting-Veranstaltungen und Kundenveranstaltungen und stelle sicher dass alle Events reibungslos ablaufen und auf die Ziele von Tacto einzahlen.
  • Organisiere regelmäßige Mittagessen (z.B. wenn neue Mitarbeiter an Bord kommen) und Veranstaltungen zu Geburtstagen, Verabschiedungen und lokalen Anlässen sowie Partner- und Kundenveranstaltungen.
Operations:
  • Stelle einen reibunglosen Bürobetrieb sicher, einschließlich der Verpflegung, der Koordinierung von Wartungsarbeiten und der Sicherstellung, dass die Büroräume sauber und einladend sind. Das Büro sollte immer ein Ort sein, an dem man eine angenehme Arbeitsatmosphäre herrscht und man sich wohlfühlt und gerne aufhält.
  • Übernehme alltägliche Aufgaben, wie die Verwaltung von Büromaterialien, Raumbuchungen, eingehende Post und die Schlüsselübergabe für Büros und Parkplätze.
  • Unterstütze das Management in administrativen Angelegenheiten, einschließlich Kalenderverwaltung, Vorbereitung von Meetings und anderen Ad-hoc-Aufgaben.
Recruiting & HR:
  • Unterstütze die Koordination von HR-Aktivitäten, einschließlich der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, der Organisation von Schulungen und der Unterstützung von Mitarbeiterbindungsinitiativen.
  • Unterstütze den Recruiting-Prozess bei Auswahlprozessen, der Terminvereinbarung von Vorstellungsgesprächen und der Vorbereitung von Fallstudien.
  • Stelle sicher, dass der Recruiting-Prozess reibungslos ist, sodass die Kandidaten von Tacto als potenzieller Arbeitgeber begeistert sind und motiviert sind bei Tacto anzufangen.
  • Fördere ein positives Arbeitsumfeld, indem du Teambuilding-Aktivitäten, Wellness-Programme und andere Initiativen organisierst, die die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
Dein Profil
DEINE STÄRKEN
  • Du unterstützt gerne Teams in einem schnelllebigen und sich ständig ändernden Umfeld.
  • Du verlierst nicht den Kopf bei Kleinigkeiten, achtest stark auf Details und arbeitest auch unter Druck hochpräzise.
  • Du bist proaktiv, handelst vorausschauend und bist ein Profi darin, den Überblick zu behalten und Projekte von Anfang bis Ende zu koordinieren.
  • Du agierst selbstständig und kannst Entscheidungen basierend auf deinem eigenen Urteil und der jeweiligen Situation treffen.
  • Du bist hochprofessionell und diplomatisch und weißt, wann du um Hilfe oder Rat fragen musst.
DEIN PROFIL
  • Du hast relevante Erfahrung in Rollen wie Büromanagement, Eventmanagement oder HR-Koordination und ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
  • Du bist strukturiert und hast die notwendigen Fähigkeiten, um mehrere Aufgaben parallel zu erledigen; Zeitmanagement ist eine deiner Stärken.
  • Mit deinen organisatorischen Fähigkeiten unterstützt du das gesamte Geschehen im Hintergrund, während du kreative Lösungen bietest und positiv auf unser Arbeitsumfeld einwirkst.
  • Du genießt es, andere Menschen glücklich zu machen und eine positive Atmosphäre für alle zu schaffen.
  • Du bist versiert im Umgang mit MS-Office-Programmen.
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse runden dein Profil ab.
Über uns
Was wir tun:
Wir sind Tacto, ein Münchener Start-up mit der Mission zukunftssichere Lieferketten im industriellen Mittelstand zu schaffen: digital, effizient & nachhaltig. Mit unserem intelligenten Betriebssystem für die Lieferantenverwaltung stärken wir das Rückgrat der europäischen Wirtschaft: den Industriellen Mittelstand. Dabei helfen wir unseren Kunden ihre Lieferanten zu steuern, Einkaufsprozesse zu optimieren und eine nachhaltige Lieferkette sicherzustellen. Wir sind davon überzeugt, dass wir gemeinsam mit den Hidden Champions von heute die industrielle Welt digital & nachhaltig verändern müssen - daran arbeiten wir bei Tacto.

Warum das wichtig ist:
  • Wir heben das Rückgrat der europäischen Wirtschaft, den industriellen Mittelstand, mit mehreren zehn Millionen Mitarbeitern in das digitale Zeitalter.
  • Wir unterstützen die reibungslose Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg in Lieferantennetzwerken als Basis für zukünftiges Wachstum.
  • Wir optimieren die 50-70% an Kosten und Emissionen eines physischen Produkts, die auf Lieferanten entfallen, um Ressourcen entlang der Lieferkette einzusparen.

Warum Du dabei sein solltest:
  1. Timing: Unser Produkt verwaltet Hunderte von Millionen Euro an Material zur Herstellung physischer Produkte von Brotschneidemaschinen bis zu Medizingeräten. Der industrielle Mittelstand vertraut uns und wir sind bereit zu wachsen! Gestalte mit uns die Zukunft unseres Unternehmens und unseres Produkts!
  2. Top-Investoren glauben an uns: Wir werden von erstklassigen Investoren wie Sequoia Capital, Index Ventures, Cherry Ventures, Visionaries Club, UVC Partners sowie den Gründern von Personio, GetYourGuide, Helsing & Forto unterstützt. Komm zu uns und zeige ihnen, dass sie eine gute Entscheidung getroffen haben!
  3. Das Team: Wir sind ein interdisziplinäres und internationales (bereits > 6 Nationen) Team, das hoch motiviert ist, Tacto zu skalieren, aber auch gerne Spaß hat. Arbeite mit uns, um dich sowohl persönlich als auch beruflich weiterzuentwickeln!
  4. Impact: Wir gestalten industrielle Beschaffung neu, welche der größte Werttreiber der Industrie ist. Es existiert kein physisches Produkt auf der Welt, an dem der Einkauf nicht maßgeblich beteiligt ist. Gestalte mit uns den wichtigsten Wirtschaftszweig in Deutschland mit über 10 Millionen Beschäftigten zukunftssicher.

Was wir bieten
Abgesehen von den Menschen, unserer Kultur und Mission, bieten wir dir einen Arbeitsplatz mit überdurchschnittlicher Vergütung und viel Eigenverantwortung. Für uns ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem du beruflich und persönlich wachsen kannst:

  • Dein Urlaub: 26 bezahlte Urlaubstage pro Jahr + Weihnachten & Silvester
  • Dein Büro: Wir leben eine Office Kultur und alle unsere MitarbeiterInnen kommen gerne in unser schönes Büro am Königsplatz in München, aber du kannst auch zeitweise frei von zu Hause aus arbeiten (Unsere Guideline sind 3-4 Tage Office & 1-2 Tage Home Office)
  • Dein Setup: Wähle deine bevorzugte Ausrüstung und Arbeitsumgebung – egal, ob Mac/Windows/Linux für dich passt. Wir möchten, dass du dich wohlfühlst
  • Dein Team: Wir wachsen und haben gemeinsam Spaß bei Team-Lunches, Kaffee-Dates, Schachpartien, Bouldersessions (...)
  • Dein Safe Space: Wir sind überzeugt, dass ein Arbeitsplatz, an dem unterschiedliche und vielfältige Perspektiven sowie Ideen eingebracht werden sehr wertvoll ist
  • Deine Gesundheit: Wir haben eine betriebliche Krankenversicherung (falls du neu in der deutschen Arbeitswelt bist) und bieten dir eine Mitgliedschaft im Urban Sports Club oder bei Wellpass an